Автоматизация работы юридической функции — это не замена специалистов роботами, а сокращение рутины и повышение количества творческих задач. Умные технологии не выполнят работу за юристов, но решение многих типовых задач уже сейчас можно ускорить в 7-10 раз. Например, если без системы автоматизации на подготовку типового иска уходит 20 минут, то с Case.one — всего 3 минуты.
Запутанные рабочие процессы, сложный анализ отчетности, отсутствие единой рабочей системы и базы знаний, невозможность быстро передать дело другому юристу — лишь несколько проблем, из-за которых юридические компании теряют время и деньги. Автоматизация судебной и проектной деятельности может решить большинство основных рабочих «болей» юристов в считанные минуты.
Сложно не потеряться в информации и не упустить ничего важного, когда приходится разбираться в сотнях документов и задач. Они хранятся на разных устройствах или в нескольких «облачных» системах, и это затрудняет передачу дел и проектов в критических ситуациях, а также замедляет рабочие процессы.
Ориентироваться в информации намного проще, когда она представлена в единой системе. Благодаря ленте событий Case.one вы всегда будете в курсе всех изменений в компании. Проекты, дела, задачи, шаблоны, хронология изменений и документы хранятся в одном защищенном месте. Ежедневно в ленте появляются сотни событий компании. Чтобы не потеряться в потоке информации, используйте фильтры. Например, отфильтруйте список по ответственному или по типу дела.
Юридические компании, как правило, ведут не только судебные дела, но и проекты другого типа: договорная и претензионная деятельность, взыскания.
Стандартные приложения MS Office и системы управления проектами, неадаптированные под юридическую деятельность, не решают ключевых задач юристов. В них нельзя создать карточку дела и тут же открыть к нему доступ, прикрепить файлы, поставить задачи и отслеживать хронологию дела. Подобрать универсальный образец формы, подходящий под все типы дел и проектов — невозможно.
Карточки дел в Case.one собираются как конструктор под вашу область практики или тип проекта — гражданский иск, претензия, проверка, банкротное дело, взыскание, договорная работа. Поля, строки и блоки добавляются в несколько кликов.
Андрей Будович, заместитель руководителя отдела аналитики и координации московской коллегии адвокатов «МАГНЕТАР», одной из причин выбора нашей системы называет гибкость:
«После анализа представленных нам вариантов комплексов по учету и управлению проектами, делами адвокатов и юристов, МКА «МАГНЕТАР» выбрала Case.one. Гибкая настройка проектов, дел, задач, а также управление уровнем доступов между пользователями системы позволяет нам проводить разносторонний анализ и выгружать отчетность в удобном формате».
Помимо этого в Case.one пользователь может самостоятельно создавать реестры, чтобы централизованно вести списки и фиксировать информацию об объектах компании. Например, реестры доверенностей, печатей, лицензий, патентов или имущества компании.
Администратор настраивает списки и карточки объектов, а юристы сами заполняют готовые формы необходимыми данными. Это помогает быстро обработать информацию и работать с ней в единой системе.
Система многоуровневых ежемесячных отчетов давно устарела. Когда юристу приходится тратить несколько часов, дней, а то и недель на сбор информации и формирование отчета для руководителя — это потеря рабочего времени специалиста, а значит потеря денег компании.
В интуитивно понятном конструкторе Case.one пользователь легко формирует отчеты любой сложности по проектам и делам в считанные минуты. Достаточно просто указать из каких полей брать информацию. Автоматические отчеты с наглядными графиками система создаст за вас автоматически. Так, если вы ведете работу в единой системе Case.one, в любой момент вы можете оценить загруженность отдела, посмотреть количество клиентских дел и оплат. Все отчеты скачиваются в форматах xls и csv, так пользователь может направить их руководителю или клиенту для изучения в офлайн режиме.
Высокая загруженность юристов приводит к тому, что им приходится внимательно контролировать рабочее время. Если добавлять каждую минуту вручную, получится замкнутый круг: учет времени, чтобы контролировать работу → потеря времени на логирование затраченных часов.
Case.one позволяет планировать и учитывать каждую минуту автоматически. Время затраченное на задачу, будь то встреча с клиентом, работа над договором или заседание, можно внести вручную, выбрав вариант предлагаемый искусственным интеллектом, или автоматически, запустив таймер.
В прошлом году система управления юридическими делами и проектами Case.one внедрила новинку — AI Ассистента. Это умный помощник юриста. С помощью искусственного интеллекта ассистент анализирует работу пользователя в системе и предсказывает дальнейшие шаги.
Например, в зависимости от совершенного действия, юристу предлагают закрыть задачу, назначить исполнителя или создать новое событие. Благодаря этому пользователю не приходится совершать лишние клики для базовых действий. Чем активнее вы работаете в системе — тем умнее становится ваш личный AI Ассистент.
Когда у юристов нет единой системы биллинга, приходится работать в разных табличках и пересылать клиентами коллегам по почте Excel-файлы. В такой ситуации сложно уследить за изменениями, вовремя выставить клиенту счет и проконтролировать оплату.
Case.one автоматически учитывает потраченное на работу время, скидки, налоги, затраты, ставки юристов и фиксированные ставки для конкретных видов дел и активностей. Это позволяет моментально сформировать клиенту счет с нужными реквизитами, а благодаря интеграции с почтовыми клиентами тут же отправить его по email.
Важно не только автоматизировать рабочие процессы и оперативно обмениваться информацией с коллегами, но и держать клиента в курсе всех изменений по его делу. Case.one позволяет совместно работать над делами сразу нескольким специалистам, а в «Клиентском портале» можно упорядочить и систематизировать взаимодействие с заказчиками, тем самым повышая эффективность коммуникаций.
Отправьте клиенту приглашение в систему и он сможет самостоятельно следить за ходом работы по своим делам. Ему всегда будут доступны новые события, а также разделы «Задачи» и «Счета».
В этом году в системе появился новый раздел «Клиентские запросы». Теперь ваши клиенты в любой момент могут заполнить специальную форму, созданную администратором, и отправить запрос о формировании дела по их данным. Юрист в онлайн-режиме принимает запрос и создает по нему новое дело.
Ручное заполнение типовых полей в прошлом.
Встроенный конструктор поможет сформировать шаблоны заявлений, договоров, претензий, счетов и других документов. Создавать документы по таким шаблонам просто, потому что система ещё и сама заполняет поля — номер дела, реквизиты заказчика, сумма требований и прочее.
Готовый файл можно быстро скачать, отправить клиенту, руководителю или в суд. Формирование типовых документов с использованием шаблонов происходит за считанные минуты и экономит до 60% времени юристов.
Современный юрист использует в своей деятельности множество программ и приложений, что заставляет его перескакивать с вкладки на вкладку, логиниться в различных системах и постоянно сверять данные, тратя на это лишние часы. Интеграция Case.one с основными рабочими инструментами дает возможность управлять всей судебной и проектной деятельностью в единой системе.
Case.one позволяет вести в одном окне деловую переписку, используя корпоративную почту Gmail, Outlook 365 или Microsoft Exchange, работать с документами, синхронизировав аккаунт Dropbox, OneDrive или Box.com, а также редактировать их напрямую в системе при помощи Microsoft Online.
Благодаря интеграциям с Casebook и Мой арбитр юрист моментально получает информацию о новых делах, не тратит время на ручное заполнение карточек дел и участников, а также контролирует все поданные судебные документы внутри Case.one.
Юристы, которые уже автоматизируют работу вместе с Case.one, тратят в год на типовые задачи почти в 12 раз меньше времени. Экономия на рутине позволяет освободить время для сложных профессиональных задач, с которыми не могут справиться «роботы».
Клиенты Case.one используют систему для автоматизации судебной и проектной деятельности, получения быстрого и разностороннего анализа отчетности, координации сотрудников филиалов или для получения данных о загруженности юристов и подсчета KPI.
АПХ «Мираторг»:
Мы используем Case.one как часть масштабного проекта по автоматизации процессов в холдинге. Система делает акцент на показателях, которые помогают оценивать и контролировать состояние судебной работы компании. Это важно для получения топ-менеджерами и собственниками объективной картины происходящего в узкоспециализированной сфере.
Прозрачность, понятность, измеримость показателей критически важна для принятия управленческих решений.
Все необходимые данные в Case.one можно вывести в отчет и проанализировать за несколько минут. Наши юристы территориально расположены в нескольких субъектах Российской Федерации, поэтому такой инструмент крайне необходим для координации, систематизации и учета работы сотрудников.
