Многие юристы с опаской относятся к технологиям, боясь потерять работу. Другие же смотрят на прогресс с оптимизмом, понимая, что новые решения можно использовать во благо компании. В последние годы все больше и больше юридических департаментов, фирм и независимых юристов внедряют инструменты для автоматизации рутинных задач. Подобные решения позволяют частично или комплексно оптимизировать бизнес-процессы. Но каждому подходу свойственны свои плюсы и минусы.
Суть подхода в автоматизации отдельного блока действий: биллинга, судебной работы, составления отчетов, учета времени. Важно понимать, что такие решения абсолютно независимы и не предназначены для интеграции друг с другом. После внедрения одного инструмента можно начинать тестирование другого. Такой подход характерен для департаментов и фирм, руководство которых делает первые шаги в автоматизации – как правило, прочитав отчеты о пользе оптимизации процессов.
Среди преимуществ частичной автоматизации:
- Небольшие изменения в рабочем процессе, к которым сотрудникам проще привыкнуть.
- Быстрое внедрение – влияние автоматизации на бизнес проявляется быстрее.
- Внедрение решения по частичной автоматизации обходится дешевле, чем интеграция и поддержка единой экосистемы.
Однако, есть и недостатки:
- Интегрировать между собой два и более решения сложно и дорого, поскольку они являются независимыми друг от друга инструментами.
- Возможности отдельных решений невелики и помогают оптимизировать лишь часть рабочего процесса, в то время как всё остальное остаётся без изменений.
- В долгосрочной перспективе влияние на бизнес невелико — поскольку нет возможностей для расширения и интеграции с другими решениями, которые будут использоваться для оптимизации остальных процессов.
Есть и другой риск, связанный с человеческим фактором. Решения внедряются, и в процессе работы становится понятно, что что-то работает не так, а что-то не работает совсем — и виной тому не технологии, а неготовность сотрудников. Разработчики пожимают плечами и ссылаются на подписанное вами ТЗ: «У вас какие-то претензии к технической части решения? Мы отвечаем только за эту сторону, но не за ваших сотрудников и бизнес». Отсутствие долгосрочной поддержки и консультаций по тому, как максимально эффективно пользоваться инструментом именно в вашем департаменте или фирме — один из основных недостатков частичной автоматизации.
Теперь рассмотрим другой подход – единую экосистему. Это программное обеспечение, разработанное с целью максимальной интеграции и взаимодействия между самыми разными подсистемами — это позволяет оптимизировать все рабочие процессы в единой связке. Автоматизация создания документов, их безопасное хранение на удаленных серверах, электронные счета и так далее — все это объединяется в одну большую экосистему. Данные свободно передаются из одного процесса в другой, что позволяет максимально эффективно использовать все возможности системы.
Если сравнить эти подходы к автоматизации, то частичная оптимизация будет напоминать хорошего робота, который способен выполнять лишь одну задачу, а единая экосистема — это кибернетический скелет и нервная система компании, которые объединяют отдельные технологии и управляют всем в реальном времени.
Преимущества единой экосистемы:
- Несколько, иногда десятки, инструментов для автоматизации процессов, которые устанавливаются как единый программный пакет и позволяют оптимизировать сразу множество процессов.
- Инструменты автоматизации легко интегрируются друг с другом.
- В долгосрочной перспективе влияние на бизнес будет значительным. Чем больше организация, тем больше процессов нужно автоматизировать — и тем больше пользы принесет эта автоматизация.
Другое важное преимущество — вместе с решением вы получаете поддержку и консалтинг. Эти услуги предоставляются компаниями, которые занимаются внедрением единых экосистем. Их представители будут обучать сотрудников, как применять инструменты по автоматизации в повседневной работе. Юридическим фирмам такая система также помогает повысить шансы на контракты с большими технологическими компаниями. На рынке не так много подобных решений. Система Case.one является на данный момент самой полной и простой в освоении экосистемой для автоматизации юридической деятельности.
Недостатки единой экосистемы:
- Для внедрения нужно обучить работе с новыми инструментами множество сотрудников разных отделов. Чем их больше, тем больше времени может занять этот процесс, поскольку все учатся с разной скоростью.
- Внедрение и консультации по оптимальному использованию единой экосистемы обойдутся вам дороже, чем внедрение частичного решения.
При выборе решения для автоматизации юридической фирмы или работы частного юриста необходимо:
- Проанализировать требования и ожидания от оптимизации.
- Понять, какие части процесса должны покрывать решение.
- Оценить размер бизнеса и учесть, есть ли в планах рост.
После этого анализа выбор между частичной и полной автоматизацией не должен быть проблемой. В случае, если сомнения все же остаются, консультация со специалистами в области решений для бизнеса поможет сделать разумный выбор и получить правильный инструмент.
