Чек-лист: с чего начать автоматизацию

В 2016 году весь деловой мир обсуждал историю одного тестировщика из Калифорнии. Он полностью автоматизировал свою работу и занимался в рабочее время своими делами, все так же получая зарплату. Первые восемь месяцев он настраивал свою программу, а потом она шесть лет работала за него. Многие сомневаются, что эта история правдива, но она отлично иллюстрирует, насколько полезной для компании может быть автоматизация.

В марте 2012 года Amazon купил компанию Kiva Systems, которая занималась разработкой мобильных роботизированных систем для оптимизации работы по перемещению заказов на складах. Эта технология позволила сэкономить медиагиганту 800 миллионов долларов за счет снижения операционных расходов.

Согласно исследованию инвестиций от Investec, в 2018 году в правовые технологии и Legal Tech стартапы был вложен 1 млрд. долларов. Все больше и больше департаментов внедряют в свою работу технологические решения. В этом материале мы расскажем, как оцифровать работу юриста и начать автоматизацию юридической деятельности.

Время и деньги — вот основные ресурсы, которые можно экономить с помощью автоматизации. По недавним оценкам McKinsey, оптимизировать можно 22% работы юристов и 35% работы клерков. Чаще всего правовые департаменты используют для автоматизации чатботов, единые электронные системы хранения документов, электронные системы учета расходов и формирования счетов, а также системы электронного документооборота. Больше о решениях, которые могут помочь с оптимизацией работы в департаменте, вы можете узнать из этой статьи.

Чтобы понять, какого типа автоматизация вам нужна, напишите список проблем департамента и решите, какие из них вы будете оптимизировать первыми. Обратите внимание на задачи, которые вы и ваши сотрудники делать не любите, или на задачи, которые часто повторяются. Определите последовательность действий и расставьте приоритеты. Четкие цели помогут вам выбрать подходящие инструменты. Также они помогут вам убедить руководство в необходимости автоматизации.

После того, как принято решение и поставлены четкие цели автоматизации, начинается самый важный этап — внедрение. И здесь необходима поддержка специалистов. 76% компаний привлекают внешних подрядчиков, чтобы автоматизировать юридические процессы. Специалисты, которых вам нужно найти — это архитектор систем автоматизации и инженеры по автоматизации.

1. Архитектор систем автоматизации отвечает за построение самой концепции автоматизации. Специалист должен отлично ориентироваться в технологиях и уметь работать с руководителями направлений, чтобы вести проект до окончательного внедрения всех цифровых решений. Архитектор по автоматизации выполняет работу менеджера проекта, но обладает при этом техническим опытом и знаниями.

2. Инженеры по автоматизации работают под началом архитектора и отвечают за создание и выполнение программ. Для большинства проектов идеальной командой будет один архитектор и два инженера. Важно сделать так, чтобы этих людей можно было заменить. Ведь если вы решите сменить подрядчика, вы не должны терять все наработки и начинать сначала — наоборот, у вас должна быть возможность просто продолжить разработку. 

Перед внедрением автоматизации вам нужно провести внутренний аудит юридических процессов. Для этого нужно обсудить свои планы с сотрудниками, отвечающими за процессы, которые вы хотите оптимизировать. После аудита и постановки целей автоматизации нужно расписать по шагам стратегию работы и поставить сроки выполнения проекта.

Потом нужно создать рабочую группу, в которую войдет сотрудник, контролирующий процесс выполнения проекта, и фокус-группа сотрудников из юридического департамента. Эта рабочая группа будет отвечать за соблюдение сроков, координировать работу всех вовлеченных в проект сотрудников и вести всю коммуникацию с командой технических специалистов.

Начните с простых и эффективных тестов и выстраивайте инфраструктуру не спеша, чтобы вам легко было ее поддерживать. Вот несколько моментов, которые нужно учесть на этапе тестирования:

1. Убедитесь, что разработчики позаботились о том, чтобы в программах велись подробные журналы всех действий, в которых фиксируются сообщения об ошибках. Тогда вам будет проще отлаживать ПО, если что-то пойдет не так.

2. На ранних стадиях автоматизации ошибки неизбежны. Поэтому важна скорость их устранения. Внедрите простой и эффективный процесс обработки ошибок. Кто получает мгновенные уведомления об ошибках по почте? Как и в какие сроки их обрабатывает? Кто отвечает за управление работой над ошибками? Ответственным может быть нанятый специалист по тестированию или ваша команда. Это нужно обсудить еще в самом начале разработки.

3. Сделайте так, чтобы разработчики всегда имели доступ к программам и могли отлаживать их в тестовом режиме.

4. Привлеките к тестированию команду юристов из вашего отдела. Рискованно замыкать все знания по проекту на одном специалисте. Вам, несомненно, нужен кто-то, кто будет вести процесс автоматизации к четко обозначенным целям, но вовлечены в этот процесс должны быть все сотрудники отдела или фирмы. Не пожалейте ресурсов и дайте команде попробовать различные идеи, чтобы они определились с лучшим способом автоматизации. Командная работа необходима для эффективного внедрения проекта. Когда вы достигнете стадии, на которой команда уверена, что продукт готов к работе, но вы все еще можете вносить в него изменения — позвольте заняться его тестированием фокус-группе. Для этого можно привлечь юристов, которые будут впоследствии работать с этим продуктом. Спросите, что они хотели бы улучшить. Их конструктивная критика вам очень поможет.

5. Отладка и масштабирование. Даже после многократного тестирования во время разработки и с помощью фокус-групп, в финальной версии решения что-то может не работать. Не бойтесь отклониться от плана и быстро доработать продукт, чтобы он работал лучше. Создать идеальное решение с первого раза очень сложно. Будет проще, если всем процессом займется компания, которая специализируется на внедрении сложных систем автоматизации юридических процессов.