Дашборды для юридической практики

Правовые департаменты компаний и отдельные юридические фирмы активно внедряют новые технологии в свою операционную деятельность. Одним из таких новшеств является «дашборд» (от англ. «dashboard»), который представляет собой информационную панель, где отображаются ключевые показатели результативности («KPI») департамента или компании в целом. Таким образом, основная функция дашборда как инструмента бизнес-аналитики — собрать необходимую информацию из различных программ (облачных сервисов, баз данных, др.) и наглядно ее показать в одном месте для пользователя. При необходимости можно сформировать отчет в кратчайшие сроки. 

Ожидаемо, США стали первопроходцами в разработке и использовании дашбордов в юридической практике. Так, в 2018 году там прошла ежегодная конференция «The Consero Legal Operations Forum: Dashboards & Portals: Leveraging Existing Operational Investments for Greater Returns», посвященная повышению эффективности операционной деятельности юристов. Пленарная сессия по направлению «Дашборды и юридическая аналитика» стала ключевой темой конференции и собрала представителей 80 компаний, включая многих из списка Fortune 500. 

По результатам опроса на конференции выяснилось, что 93% присутствующих убеждены в целесообразности дашбордов, при этом 53% внедрили или внедряют продукт от специализированных компаний, так как собственные решения оказались неэффективны, и только 25% продолжают разрабатывать варианты дашбордов своими силами.  

В число наиболее популярных отслеживаемых метрик входит: 

• количество открытых судебных дел или несудебных проектов (например, в рамках корпоративной практики или регистрации прав на интеллектуальную  собственность), на какой они стадии, какой категории;
• общие расходы в разбивке по датам с графиком роста / падения в процентах; расходы по категории, по практикам (например, корпоративная, судебная), по регионам (если есть филиалы или дочерние компании) и т. д. 
• доходы в целом в разбивке по датам с графиком роста / падения в процентах; доходы по категории, по практикам (например, корпоративная, судебная), по регионам (если есть филиалы или дочерние компании) и т. д., по сотрудникам; 
• прогнозы по доходам/расходам на будущие периоды;
• затрачиваемое сотрудниками время на те или иные категории дел/проектов; 
• количество представленных, но не оплаченных счетов внешними контрагентами и т. д.

Указанная информация поможет юристам или их руководителям ответить на вопросы:

• «Правильно ли мы расходуем бюджет?» 
• «Эффективно ли используем человеческие ресурсы?», 
• «Каковы сроки обработки запросов по тем или иным категориям?», 
• «Закрываем ли поставленные цели по проектам?», 
• «На какой стадии в процессе работы происходят регулярные задержки? (так называемое «узкое горлышко»)», 
• «Насколько эффективно работают те или иные внешние юристы?» и т. д.

Так, юристы компании ЭксонМобил (ExxonMobil), отвечающие за координацию внешних консультантов по разрешению споров, использовали бизнес-аналитику для оценки количества электронные писем, отправляемых работниками компании ежедневно. Выяснилось, что каждый день отправлялось более 5.2 миллиона писем, что было принято во внимание для оптимизации внешних и внутренних коммуникаций. 

В современных экономических условиях инвестиции в инструменты бизнес-аналитики, включая дашборды, должны быть приняты во внимание правовыми департаментами компаний и юридических фирм. Хороший дашборд может агрегировать и показать в удобном формате все ключевые статистические показатели операционной деятельности, по которым впоследствии легко сформировать отчет для себя или руководства. 

Однако, как отмечалось ранее, дашборды могут существенно отличаться друг от друга. Эффективность их работы зависит от двух факторов: 

• качество разработки с точки зрения кода/технологий,
• правильное определение собираемой и отображаемой информации. 

Обе задачи могут быть выполнены как внутри компании собственными силами (разработка, настройка), так и может быть приобретено готовое решение от внешних разработчиков, которые помогут с установкой и настройкой. 

Чтобы получить от дашборда ожидаемый результат, следует учесть следующее: 

Представленная в дашборде юридическая информация верна в той мере, в какой она была внесена/сохранена в первичном источнике. Первичным источником могут быть базы данных, таблицы Excel, карточки CRM и т. д. Иными словами, если изначально была введена некорректная информация или введена не в полном объеме, то и в дашборде показатели будут с ошибками, что приводит к принятию неверных решений. 

Пользователь или группа пользователей должны строго определить выводимую в него информацию, а также как часто она будет обновляться (каждый час, день, неделю и т.д.). Важно помнить, что правило «больше — лучше», редко применимо к использованию дашбордов. Если выводится слишком много информации, пользователь будет путаться, отвлекаться от ключевых юридических метрик, а значит, с высокой вероятностью не сможет принимать наиболее эффективные решения в конкретный момент времени. Такой ошибкой часто страдают пользователи-новички. Поэтому настоятельно рекомендуется выводить только ключевые показатели, которые больше всего влияют на эффективность юридических процессов. 

Дашборд должен быть визуально привлекателен, удобен. Когда метрики представлены в легко воспринимаемой «оболочке», их легче понимать, легче принять решение.   

Желательно, чтобы дашборд был интегрирован в те программные продукты, в которых юристы проводят большую часть своего времени, чтобы он был под рукой без необходимости открывать другую программу (окно, вкладку в браузере и т. д.). Такой подход поможет пользователю быстрее привыкнуть к дашборду и работать с ним на постоянной основе. 

Установка и настройка дашборда — это не единичное действие в смысле «один раз сделал и забыл». Оптимизация дашборда  под конкретные нужды пользователя (группы пользователей) требует нескольких итераций. Такие доработки осуществляются, как правило, когда пользователь зафиксировал какие-то недостатки (например, выводятся не те юридические метрики) и (или) неудобный формат их отображения. У каждой организации или департамента уникальные юридические процессы, показатели эффективности (KPI), используемые технологии для повседневной работы (скажем, для внутренней работы сотрудников), — поэтому и к настройке дашборда следует подходить индивидуально.

Следует помнить о том, что разработка своего дашборда с нуля может потребовать значительных финансовых затрат и ресурсов ИТ-служб. При этом нет гарантий, что созданный «продукт» будет надлежащим образом работать и действительно решать поставленные задачи. 

У компаний, в специализацию которых входит создание технологических продуктов, включая дашборды, есть очевидное преимущество: они давно в отрасли, собирают обратную связь от множества клиентов и могут быстро дорабатывать их функциональность. В число таких компаний входит Pravo Tech, которая является лидером в разработке технологических решений для юридического бизнеса в России. 

Одним из продуктов, в котором используются дашборды, является сервис для мониторинга судебных дел и проверки контрагентов Casebook. Инструмент позволяет настроить и визуализировать данные из карточки компании/дела/персоны на одном экране. Casebook дает доступ к полной бизнес-справке на дашбордах: статистике по делам и рискам, прогнозу состояния компании, сведениям о залогодержателе, финансовым показателям в сравнении с прошлым годом, исковой нагрузке с пиковыми значениями. Благодаря такой возможности больше не требуется тратить время на сбор и анализ данных из разных источников.

Дашборды Casebook

Еще один продукт Pravo Tech с функцией визуализированной статистики  — Сase.one. Сервис позволяет создавать карточки дел при помощи полей и блоков, как конструктор. Все данные, внесенные в Case.one, можно вывести в отчет. Для этого необходимо указать, из каких полей забирать данные. Все необходимые показатели и метрики отображаются на одном экране не только в табличном виде, но и визуализируются в на дашборде.  

Дашборд Case.one

Сегодня дашборд стал незаменимым инструментом в ежедневной оценке состояния юридической практики. И если раньше приходилось тратить время на сбор информации из различных источников (CRM, Excel, и т. д.), то сейчас она наглядно представлена в дашборде в удобном формате, что позволяет оперативно принимать те или иные управленческие решения.