Положение коронавирусной осады, в которое перевели себя почти все юридические фирмы, а с 19 марта и суды, уже успело коренным образом изменить рынок труда. По статистике SuperJob, поиск удаленной работы в России возрос в популярности в 2,3 раза, а ведь основной пик роста заболеваемости в России еще впереди.
В подобных, стрессовых для человека и экономики ситуациях, существует два вида страха – иррациональный, основанный на панике и ведущий к массовой скупке гречки и туалетной бумаги, и страх рациональный, основанный на доказательствах и здравом смысле. Ваш страх за свою работу и финансовое благополучие вполне оправдан – однако и эту угрозу можно встретить, заранее подготовившись как морально, так и технологически.
Мы вынуждены участвовать в крупнейшем в мире эксперименте по работе из дома, и в этой статье решили поделиться навыками и советами, которые пригодятся всем без исключения юристам-удаленщикам.
Как управлять прокрастинацией
Этой проблеме посвящено приблизительно миллион статей, но у прокрастинации есть один момент, который обычно упускают из виду. Самые большие прокрастинаторы, как ни парадоксально – это перфекционисты. Они так сильно боятся сделать свою работу недостаточно хорошо, что предпочитают не начинать ее вовсе, половину дня листая ленту Instagram.
Отсюда и самое простое решение: ключ к победе над прокрастинацией – сфокусированность.
Начните с выбора только одной маленькой вещи, которую вы откладывали, и возьмите на себя обязательство выполнить эту задачу именно сегодня. Сопровождаете большую сделку? Возьмите себя в руки и напишите драфт одного договора, а не обдумывайте в голове глобальный замысел днями напролет. Если приступить к задаче совсем не выходит, значит, вы обозначили ее слишком широко. Попробуйте разбить ее по шагам, начиная с самых простых, вплоть до «открыть сообщение от заказчика».
Другие небольшие уловки, которые тоже вам помогут – это активность (ничто не мешает выполнять часть заданий, параллельно маршируя по квартире) и дисциплина. Поставьте блокировщики «вредных» сайтов, отслеживайте количество часов, проведенных за просмотром смешных видео на YouTube и со временем заметите, что внутренняя дисциплина сама заставит вас закрывать контрпродуктивные сайты.
Юлия Князихина, сотрудница PRAVO TECH, также советует отключить все уведомления, создать отдельный рабочий браузер, а телефон и вовсе отнести в другую комнату.
Кстати, ничто не мешает вам оторваться от экрана и сделать небольшую разминку прямо сейчас!
Проснулся и на работе: как организовать рабочую атмосферу у себя дома?
Большинство офисных работников привыкли проводить дни в непосредственной близости от своего руководства, а рабочая коммуникация – неотъемлемая часть постоянно текущего процесса. Но все совсем иначе в ситуации с удаленной работой. К тому же, у вашей компании может не быть готового набора инструментов для дистанционного менеджмента.
Однако даже в тех юридических компаниях, где работники привыкли работать из дома, многие юристы жалуются на отсутствие рабочей атмосферы у себя дома. Рабочая атмосфера едва ли не столь важный атрибут, как ноутбук или бумага с ручкой.
Без нее ну совсем никуда, поэтому Полина Шалковская, event-менеджер PRAVO TECH советует: «Надо воспроизвести максимально похожую обстановку рабочего места, в моем случае – всё необходимое для моей работы, на тех же местах, как и обычно. Следует организовать рабочую зону там, где не ешь, не отдыхаешь и не спишь. Там, где ты привыкнешь быть максимально сконцентрированным».
Оксана Ролич, HR-специалист PRAVO TECH говорит, что ее важное правило – это «заранее накормить и нагладить кота». В этой шутке есть огромная доля правды – умение разделять личное и рабочее, снимать халат перед видеоконференцией и допивать кофе до важного звонка – главный элемент создания рабочей атмосферы.
Еще несколько способов создания рабочей атмосферы:
- чёткое разграничение начала и окончания рабочего дня;
- утренний ритуал, помогающий начать работу, например чашка кофе, которая будет настраивать на рабочий лад;
- аналогичный вечерний ритуал для окончания работы, например переодевание в домашнюю одежду и отключение мессенджеров.
Вечер — это время, когда нужно полноценно отдохнуть, и мелкие рабочие проблемы, которые могут подождать до завтра, не должны мешать полноценному восстановлению сил.
Как управлять работниками?
Удаленность от рабочего места часто ведет к дистанцированию работников от корпоративных ценностей, глобальных целей компании. Слишком легко стать изолированным от коллектива, находясь дома. Держа в голове эту мысль, старайтесь постоянно поддерживать связь со своими подчиненными, предпочитая совершать звонки, а не отправлять электронные письма, и поддерживайте контакт с сотрудниками вашего отдела с помощью видеоконференцсвязи.
Делитесь открыто и часто тем, как реально влияет кризис на ваш бизнес – работники все равно рано или поздно поймут, что вы скрываете от них экономические потери компании. Лучше, чтобы все понимали, чего стоит ожидать от следующих недель и месяцев.
Убедитесь, что менеджеры достаточно информированы, чтобы контролировать ситуацию самостоятельно – это особенно актуально в условиях удаленки. Откровенность и двусторонняя коммуникация помогают установить доверие, необходимое для успешной удаленной работы.
По опросу Gartner, 76% руководителей компаний сообщают, что их главная озабоченность – это уменьшение продуктивности подчиненных и их низкая вовлеченность. Однако, по заверениям специалистов, это беспокойство о производительности зачастую необоснованно.
Наоборот, многие компании замечают прогресс в решении мультизадачных проблем. Сотрудники, работающие на дому, управляют своим временем так, чтобы использовать то время дня, когда они чувствуют себя наиболее продуктивными, и они не отвлекаются на ненужные перерывы (перекуры).
Таким образом, успех удаленной работы в значительной степени зависит от того, доверяете ли вы сотрудникам выполнять свою работу, даже если вы их не видите.
Что делать, если общения очень не хватает?
В прошлом году опрос 2500 удаленных работников, проведенный агентством по развитию онлайн-брендов Buffer, показал, что одиночество является проблемой, с которой сталкиваются 19% респондентов. Одиночество может заставить людей чувствовать себя менее мотивированными и менее продуктивными.
Лучший способ компенсировать нехватку общения в рабочее время — выбрать себе хобби. Давно мечтали стать коллекционером, начать писать книгу или обучиться фотошопу? Начните прямо сейчас – и глазом моргнуть не успеете, как заметите вокруг себя много людей из новой хобби-среды. А посещение конференций (в том числе юридических) стало как никогда просто – теперь даже из дома выходить не надо. Это и новые знания, и понимание отрасли, и все то же общение. Разве что конференцию надо выбирать с умом, а не ради галочки.
Впрочем, и других онлайн-площадок для общения целая масса – всегда можно собраться в Discord и поиграть с друзьями в игры, либо вместе посмотреть фильм благодаря Netflix Party. Да и к самоизоляции следует отнестись по-философски – когда еще представится такая возможность, чтобы провести время наедине с собой, проанализировать собственное состояние и наметить новые перспективы и планы в жизни?
Какие онлайн-сервисы нужны каждому удаленщику?
Для связи с командой
Как сказал Леонид Голиков, контент-менеджер PRAVO TECH, у нас сейчас два союзника – Slack и Zoom. Во многом, именно благодаря им мы гораздо легче ушли на удалёнку, т.к. уже давно пользуется этими сервисами для коммуникаций в команде: там мы по 5 раз в день встречаемся на видеосозвонах или пишем коллегам для быстрого решения рабочих вопросов. Ну а чтобы разрядить атмосферу и быть ближе друг к другу, мы устраиваем маскарад-митинги, корпоративные челленджи и ежедневно выкладываем в «pravogram» (наш внутренний канал в Slack) фото обустроенных дома рабочих мест, наглаженных котов и видов из окна.
Кстати, у видеосвязи из дома есть одно важное условие, о котором нам напомнила Полина Шалковская: приступая к работе, не забудьте переодеться из домашней удобной одежды во что-то менее бытовое (и нет, это не обязательно костюм). Смешно, но об этом правиле забывают очень многие!
Для управления людьми, задачами и проектами
Для перехода на удаленку помимо инструментов для коммуникаций важно иметь инструменты для совместной проектной работы, таск-менеджеры. Например, наши команды разработки и дизайна пока работают в Jira, но многие другие задачи мы уже перевели в системы собственной разработки. Например, мы используем систему для автоматизации бизнес-процессов Case.one как CRM. Изначально она разрабатывалась для ведения дел, проектов и оптимизации работы юридических фирм и департаментов, но гибкий конструктор и простая настройка без помощи программистов позволили применить ее ко многим другим задачам. Так, например, наши HR-специалисты ведут в Case.one воронки кандидатов, а аналитики настроили систему как product board для планирования релизов и внедрения новых функций.
Наши клиенты также используют Case.one для автоматизации работы юристов и других бизнес-подразделений. Например, промышленному холдингу ЧТПЗ удалось в 10 раз сократить время на учет судебной работы и создание типовых документов, и готовить отчеты за 1 минуту. А команда Skolkovo Legal настроила сценарии автоматизации, реализует все этапы сделок по оказанию услуг в Case.one, благодаря чему юристы стали обрабатывать 2 раза больше заказов без увеличения штата.
Кстати, в работе мы используем и собственный конструктор чат-ботов. Как и наши клиенты, мы применили Form.one для обработки обращений 24/7, типовых консультаций по внутренним процессам, сбора обратной связи, генерации документов. Мы адаптировали его возможности под себя, и теперь получаем через бота большинство инструкций по настройкам ПО, ищем информацию в базе знаний и маркетинговые материалы по продуктам. Таким образом, бот-ассистент отвечает на запросы, а мы не смещаем фокус на одинаковые «где найти…» и «как сделать…».
Помните, как это важно в борьбе с прокрастинацией?
Удаленка – такая же работа
Если у вас нет домашнего офиса, сделайте все возможное, чтобы, создать специальное пространство исключительно для работы. Вообще, текущая пандемия скорее всего станет толчком к изменению офисной среды. Например, офисы с открытой планировкой впервые появились в 1940-х годах, но получили развитие только во время технологического бума 90-х. Сейчас open space – мировой стандарт офиса, несмотря на то, что споры насчет эффективности такой планировки не утихают.
Размытие границ между домом и офисом как тренд, внезапно появившийся из-за коронавируса, может совершить новую революцию в архитектурном планировании и сознании менеджеров. Возможно, возникнет необходимость создать новый вид офисного пространства, которое объединит рабочее и личное, цифровое и физическое.
В любом случае, тренд на то, что традиционный кабинет переходит в цифровую среду – очевиден. Многие оффлайн-инструменты уступят свое место гаджетам и софту, а распределенные команды станут нормой не только для крупных компаний, но и небольших фирм, что даст последним новые возможности и конкурентные преимущества.
