Как сэкономить деньги компании на документах

Согласитесь, было бы неплохо, если бы сотрудники могли составлять документы самостоятельно. «Это исключено, — скажете вы, — ведь тогда в каждом втором договоре будут ошибки». И будете правы. По статистике, 20% документов, которые создают рядовые специалисты, содержат неточности. Это влечет огромные риски не только при обеспечении сделок, но и для имиджа компании.

А что если ваши юристы разработают для них «умные» шаблоны, на основе которых можно за две минуты составить юридически грамотный документ? Так вы сразу убьете двух зайцев: сократите издержки на проверку документов  и исключите риски.

Шаблоны будут защищены от самовольного внесения правок, а значит, созданные на их основе документы гарантированно соответствуют законодательству и стандартам вашей организации. Кроме этого, каждый шаблон содержит все варианты текста, которые могут появляться в документе при различных обстоятельствах. Тем самым вы систематизируете базу документов в организации, избавивших от десятков вариантов одного договора. И что немаловажно — ускорите подготовку документов в десятки раз.

Создать договор будет так же просто, как заполнить анкету. Достаточно пройти опросный лист, а сведения о товарах и реквизиты контрагентов подтянутся в файл автоматически — быстро и без ошибок, которые могли быть при ручном вводе данных.

Похоже на фантастику? Отнюдь. Такие инструменты есть на рынке уже сейчас. Они называются конструкторы документов.

Автоматизация разработки документов позволит:

После всемирного финансового кризиса 2008 года, когда нагрузка на юрдепы выросла, а штат начали сокращать, неоправданные трудозатраты на разработку документов стали беспокоить и самих юристов. Но на внедрение специальных технологий решились не все.

Согласно опросу журнала Legal Insight и PwC Legal, 15% юридических компаний до сих пор используют для составления документов только инструменты MS Office.

Естественно, это проще, чем набирать текст с нуля, однако о какой-либо автоматизации при использовании обычных офисных приложений речь не идет. Они не защищают файлы от несанкционированных правок и не освобождают юриста от проверки документов.

Конечно, можно попробовать создать самописное решение на базе MS Office. Но много ли вы знаете адвокатов, которые умеют писать макросы? Именно поэтому большая часть юристов, которые начали автоматизацию, используют специальные конструкторы. Они поняли, что рискуют остаться за бортом, ведь уже завтра тратить время на ручное составление договора будет крайне дорого.

Конструктор — это не переход к более технологичной системе, а принципиально новый, автоматизированный формат работы с документами. Сначала люди пользовались телегой, а затем машиной. Телеги все еще существуют, но все мы пересели на автомобили.

В основе многих конструкторов лежит технология, которая позволяет автоматически «собирать» документы в шаблонах. Такие сервисы доступны онлайн. При этом большая часть из них — это скорее магазины юридических документов. Пользователь выбирает тип документа, вносит собственные данные, после чего может скачать готовый файл за определенную плату.

Но состав документов, используемых в компаниях, обычно гораздо шире и не укладывается в ограниченное количество готовых шаблонов, которые предлагают сервисы (в среднем около 70). Кроме этого, вы не можете изменить текст документа, если какая-то из юридических формулировок устарела.

Куда важнее — возможность самостоятельно настраивать шаблоны в системе. Благодаря этой функции юридическая служба может подготовить образцы для типовой документации и передать их в пользование сотрудникам. Собственные шаблоны компании позволяют учитывать ее специфику и индивидуальные особенности контрагентов. Кроме этого, их можно своевременно актуализировать с учетом изменений законодательства.

Чтобы пользователи могли создавать собственные шаблоны, разработчики конструкторов применяют различные технологии. Самая удобная из них — гибкие многовариантные шаблоны.

Суть ее в том, что в одну автоматизированную форму добавляются все текстовые фрагменты, которые при различных обстоятельствах варьируются в документе.

К каждому из фрагментов задается условие отображения — подходящий по смыслу вопрос и ответ, при выборе которого указанный фрагмент будет появляться в готовом документе.

У таких шаблонов есть неоспоримое преимущество: они заменяют десятки вариантов одного контракта. На основе одного гибкого шаблона можно создать 5, 10 или 15 вариантов документа.

Выбирая конструктор с возможностью настройки собственных шаблонов, учтите несколько нюансов. Например, возможность создания шаблона на любом языке. В международных компаниях и организациях, которые сотрудничают с зарубежными фирмами, контракты в большинстве своем составляются в двуязычном формате или на другом языке.

Для экономии времени большое значение имеет возможность сохранять повторяющиеся блоки текста и автоматически добавлять их в другие шаблоны. В некоторых системах, например, в конструкторе Doc.one, есть специальная библиотека, куда можно сохранить необходимый текст, чтобы использовать его в других шаблонах. Это помогает и при массовом внесении правок: достаточно изменить текст в библиотеке — он автоматически изменится во всех шаблонах с этим блоком.

Скорость создания шаблонов во многом зависит от удобства интерфейса. Во многих конструкторах сложно определить, к какому текстовому фрагменту относится заданное условие. А в конструкторе Doc.one предусмотрена подсветка текстового фрагмента, относящегося к определенному условию.

Также его плюсом является возможность создавать шаблоны без отрыва от основной работы— непосредственно в MS Word, с помощью плагина, который устанавливается в текстовом редакторе.

При внедрении IT-технологий одним из решающих факторов становится стоимость решения. В большинстве сервисов предусмотрена оплата за количество пользователей, но это не совсем удобно: при добавлении в систему новых сотрудников компании придется приобретать дополнительные доступы.

Отдельная тарификация во многих сервисах предусмотрена и для шаблонов, которые вы создаете сверх лимита. Гораздо выгоднее оплачивать только созданные на базе шаблонов документы. В Doc.one вы можете создавать неограниченное количество шаблонов, добавлять в систему всех сотрудников и оплачивать только необходимый для вашей компании объем документов.

Итак, идеальный конструктор документов должен включать:

С этими задачами успешно справится Doc.one. Он объединяет в себе все преимущества существующих на рынке инструментов, может адаптироваться под нужды конкретной компании, интегрироваться с ее IT-системами, бухгалтерскими программами и дает возможность сотрудникам составлять юридически грамотные документы без привлечения юристов.

Поздравляем! Вы освободили колоссальное количество ресурсов, которые уходили на подготовку бумаг, а ваши юристы наконец могут сосредоточиться на интеллектуальных задачах, чтобы сделать вашу фирму еще успешнее. В конце концов, это действительно то, за что им платят, не так ли?