В статье на примере «МегаФона» и Case.one показано, какие этапы проходят компании при автоматизации юридических процессов, какие допускают при этом ошибки и к каким результатам приходят.
На прошлогоднем ПМЮФ генеральный директор Infotropic Media Хольгер Цшайге привел позитивную статистику автоматизации юридических процессов в российских компаниях, полученную в результате опроса, проведенного совместно Legal Insight и PwC Legal.
- 70% компаний в 2015 г. использовали в качестве основного инструмента автоматизации только MS Office, но через два года ситуация кардинально изменилась в пользу отдельных решений для юридических департаментов.
- 19% компаний в 2017 г. внедрили специализированные продукты, что в три раза больше, чем двумя годами ранее.
- Только 15% респондентов в 2017 г. пользуются для автоматизации лишь MS Office.
- В половине департаментов с численностью до 50 юристов автоматизирована претензионно-исковая работа, а крупные юридические подразделения автоматизируют также процесс управления своими задачами.
Пионером комплексной оптимизации юридических процессов стала компания «МегаФон». В прошлом году она победила в конкурсе Skolkovo LegalTech Leader на звание самого эффективного правового департамента в области автоматизации юридических процессов, презентовав комплекс решений, которыми пользуются ее сотрудники.
Накопив необходимую экспертизу, «МегаФон» вышел на внешний рынок, предлагая решения на стыке отраслей. Еще в 2010 г. в рамках оптимизации правовой функции начался процесс автоматизации договорной работы: 200 тысяч договоров были приведены к единому шаблону, а в 2016 г. начала работать система Case.one.
Биллинг, документооборот, отчетность, учет времени – лишь малая часть рабочих процессов юридического департамента, которые сегодня автоматизируются в компании. Эффективность рабочих процессов в новом формате подтверждена экспертами.
Юридический департамент – ключевое подразделение «МегаФона», обеспечивающее бесперебойную работу других служб.
Задачи, решать которые сотрудникам департамента приходится постоянно:
- взаимодействие с филиалами и региональными отделениями по претензионной и исковой работе;
- взаимодействие с органами государственной власти, регулирующими деятельность компании;
- правовое консультирование;
- работа по взысканию задолженности;
- организация экспертизы договоров и контрактов.
В 2016 г. команда юристов правовой функции «МегаФон» провела трансформацию юридического департамента.
До 2016 г. каждый из филиалов имел собственный штат юристов, что приводило к искусственному созданию избыточных вертикальных связей и усложняло отчетность. Сотрудникам департаментов приходилось разбираться с большим количеством проблем и работать с несистематизированными документами. Это отнимало много времени и тормозило процессы, требовалась автоматизация.
В новой модели процессы были полностью перестроены с учетом современных реалий и потребностей бизнеса. В частности, для автоматизации юридической деятельности было решено внедрить систему Case.one. Главная цель – добиться, чтобы юристы получали от внутреннего заказчика (других департаментов и подразделений) четко сформулированные задачи, работали с ними в единой системе и четко контролировали затраченные на это время и деньги. К слову, улучшение взаимоотношений с другими подразделениями компаний как основной приоритет юридического департамента отметили 93% респондентов, участвовавших в исследовании PwC Legal «Бенчмаркинг юридической функции», а автоматизацию процессов и оптимизацию расходов 81% и 70% соответственно.
По результатам опроса PwC Legal среди провайдеров Legal Tech, дополнительные затраты часто возникают из-за следующих ошибок корпоративных юристов:
- мнения, согласно которому автоматизация является следствием развития компании, а не его драйвером;
- неглубокого понимания целей внедрения автоматизированной системы, отсутствия сформированного запроса;
- попыток разработать техническое задание силами своих юристов;
- неправильно сформированной проектной команды и неэффективной организации работы;
- неудачного выбора провайдера (без учета дополнительных расходов, с привлечением провайдера без опыта разработки решений для юристов).
Согласно исследованию PwC Legal и Legal Insight «Юристы в эпоху диджитализации», 76% компаний привлекают для автоматизации юридических процессов внешних провайдеров.
Чтобы убедиться в необходимости приобретения и внедрения Case.one, разработанной внешним провайдером, представители «МегаФона» предварительно провели глубокую аналитическую работу, протестировали систему и сравнили ее с аналогичными продуктами на рынке. Это помогло избежать главных ошибок и дополнительных трат.
В марте 2016 г. был создан тестовый экземпляр, а в апреле того же года получены первые требования от компании: настройка удобных интерфейсов (карточек дел) для юристов, а также создание шаблонов документов для уменьшения трудозатрат по решению рутинных задач (составлению ходатайств, заявлений). Юристы компании прислали формы отчетов, которые нужно было реализовать в системе: KPI, загруженность подразделений и пр.
Основные требования к системе со стороны «МегаФона»:
- возможность формирования любых отчетов;
- тайм-биллинг;
- миграция данных из текущей системы;
- синхронизация с КАД «Арбитр»;
- предиктивный анализ результатов судебных дел.
Изучив предложения на рынке, компания пришла к выводу, что Case.one является основным поставщиком, предлагающим решения, соответствующие потребностям «МегаФона».
Когда решение о внедрении Case.one было принято, началась настройка системы с учетом структурных изменений компании. Помимо судебно-претензионной появились проектная работа и специфический тайм-биллинг в зависимости от структурного подразделения пользователя. Была глобально пересмотрена ролевая модель с появлением в компании подразделений, доступ к данным которых должен быть ограничен.
Также юристы компании направили шаблоны типовых документов, которые в «Право.ru» взяли на анализ. В результате в системе было настроено порядка 110 шаблонов: заявлений, ходатайств об ознакомлении с материалами дела, сообщений о переносе судебных заседаний.
Параллельно с реализацией требований был запущен процесс массового обучения пользователей базовым возможностям системы. Менеджеры по реализации проектов «Право.ru» проводили обучение в несколько этапов с разбивкой сотрудников на группы администраторов, руководителей и рядовых пользователей.
Для сотрудников головного офиса «МегаФона» использовался очный формат, для юристов в регионах – режим онлайн.
Помимо функций системы сотрудники часто интересовались тем, кто заполняет то или иное поле, ставит задачу, назначает ответственных и т. п. В связи с этим к процессу обучения подключились представители правовой функции, занимающиеся диджитализацией бизнес-процессов. Все вопросы административного и организационного характера они взяли на себя.
После проведения полного курса обучения стартовал перевод пользователей на работу в новой системе. К этому моменту специалисты «МегаФона» должны были подготовить серверы в соответствии с выставленными требованиями в расчете на 100 пользователей и более.
В октябре 2016 г. тестовый формат использования системы был переведен на полноценную эксплуатацию, в ходе которой появлялись новые требования. В дальнейшем это привело к пересмотру логики работы в системе.
Наполнив систему данными, сотрудники правовой функции «МегаФона» направили свои требования по реализации отчетов. В силу специфики последних решено было работать не только со стандартным конструктором отчетов, но и с системными отчетами (написание SQL-запроса к базе данных Case.one), что позволило выполнить дополнительные требования специалистов.
Успешное внедрение системных отчетов в «МегаФоне» завершило опытную эксплуатацию системы и стало началом перехода к промышленному ее использованию.
Завершив тестирование на своем оборудовании и получив полный набор настроек, «МегаФон» приступил к промышленной эксплуатации Case.one. Финальный этап проекта ознаменовал выполнение обеими сторонами своих обязательств и завершение внедрения системы. К этому моменту все специалисты правовой функции компании уже были обучены основным операциям и перевели свою работу в единую систему. Этап промышленной эксплуатации системы включает ее последующую техническую поддержку, сопровождение и обновление.
→ По каждому запросу заказчиков сотрудники правового департамента создают в Case.one соответствующий проект и формируют по нему дела и задачи.
→ Затем система фиксирует потраченное время и на основе тайминга выставляет счет.
→ Таким образом, заказчик платит с учетом ставки юриста, количества и сложности оказанных услуг.
Шаблоны и типовые формы, созданные в Case.one, в несколько раз сократили издержки составления и обработки повторяющихся документов, освободив сотрудников департамента от выполнения рутинных задач.
Все задачи департамента фиксируются в системе в виде проектов, которые можно дополнительно разбивать и связывать между собой, назначать ответственных по ним и делать необходимые пометки.
Case.one позволяет работать в режиме онлайн:
- вести учет рабочего времени;
- следить за выполнением KPI;
- получать любую управленческую и аналитическую отчетность;
- равномерно распределять нагрузку сотрудников.
В связи с использованием специфического тайм-биллинга нагрузка на сотрудников в условиях контрактного обеспечения с дочерними зависимыми обществами распределяется равномерно. Case.one просчитывает стоимость работ по каждому делу в зависимости от тарифной ставки того или иного сотрудника. Это также помогает оценить эффективность работы. По результатам проверки, автоматизация уже дала до 34% экономии рабочего времени юриста.
В системе составляются и выгружаются отчеты по заданным параметрам, что помогает оценивать эффективность работы департамента и при необходимости корректировать ее. Во встроенных отчетах информация собрана не юристом, а системой. Например, отображается детализация по затраченному времени, анализируется загрузка по задачам, сравнивается клиентская плата.
Автоматизация текущих и новых бизнес-процессов позволила высвободить трудовые ресурсы для выполнения интеллектуально емких задач, требующих нестандартного подхода. Теперь сотрудники не тратят время на неэффективные действия, их работа не вызывает вопросов у непосредственного руководителя и бизнес-заказчика. Не нужно контролировать промежуточные этапы, система автоматизации предоставляет возможность сосредоточиться на результате.
В результате автоматизации было сокращено до 50% временных затрат по типовым процессам, значения KPI правовой функции повысились в среднем на 15 пунктов.
В 2017 г. компания «Право.ru» провела исследование, в котором участвовало около 1 тыс. респондентов, чтобы узнать, сколько в среднем времени тратят юристы на решение типовых задач. Выяснилось, что департаменты, которые автоматизируют работу с помощью специализированных решений, тратят в год в 12 раз меньше времени и экономят до 95 человеко-дней на типовых процессах, таких как подготовка претензий, договоров, доверенностей и исковых заявлений, поиск процессуальных документов, формирование отчетов и т. п.
По данным «Право.ru», только 15–18% исковых заявлений уходит в апелляцию и кассацию, то есть проблемы, к решению которых должен подключиться юрист, возникают лишь по незначительной части дел. В остальных случаях просто требуется судебное решение. Это означает, что теперь профессионалы не будут часами просиживать над формированием типового искового заявления и его направлением в суд. Юрист должен заниматься интеллектуальной работой, а не выполнять рутинные задачи. Внедрение системы автоматизации юридических процессов успешно решает эту задачу.
Согласно исследованию PwC Legal и Legal Insight «Юристы в эпоху диджитализации», 46% компаний планирует в течение нынешнего года приобрести программные продукты для автоматизации своих юридических процессов, а еще 32% запланировали провести автоматизацию до 2020 г.
Оригинал данной статьи вы можете прочитать в журнале Legal Insight №4 (70), Май.
