Если бы один из ваших сотрудников приходил на работу в мятом костюме или добавлял по семь лишних шагов в каждую задачу в планировщике — вряд ли бы он надолго задержался в вашей компании.
Так почему бы не относиться к технологическим решениям с такой же строгостью?
Внедрение системы управления делами, по сути, хорошая идея. Однако если система сделана плохо — вреда будет больше, чем пользы. Либо ей будут неправильно пользоваться, что приведет к дорогостоящим и отнимающим время ошибкам, которые будут раздражать и клиентов, и юристов, либо в ней не будут работать совсем, а значит потраченные на нее деньги с таким же успехом можно было просто выбросить. Чтобы новая система прижилась, при выборе или на этапе разработки важно обратить внимание на удобство работы с ней.
Сам по себе термин UX навевает мысли об изящных линиях, строгих интерфейсах и быстрых мобильных приложениях. Но UX — впечатления от взаимодействия пользователя с приложением или, в конечном итоге, удобство работы в нем — это больше, чем просто дизайн. По сути, для создания удобной системы нужно помнить одну простую вещь: и клиенты, и сотрудники — люди. И главная цель любой системы — дать людям инструменты, которые будут решать их проблемы и облегчать работу каждый день
Другими словами, UI — пользовательский интерфейс — это инструмент, который вы даете юристам и клиентам, а UX — это то, насколько хорошо этот инструмент работает.
И что важно: юристы и клиенты не должны даже задумываться об удобстве работы в системе. Все должно работать так хорошо, чтобы подобных мыслей не возникало, чтобы работа становилась проще, а не сложнее.
Удобно работать не в красивых и современно выглядящих приложениях, а в тех, где для достижения цели требуется меньше действий. Приложение BMW с поразительно низким рейтингом в 2.8 балла на Itunes — пример того, как делать не нужно. Несмотря на выверенность линий и красоту интерфейса, приложение заставляет пользователя выполнить десяток действий, чтобы открыть машину — а ведь без приложения это сделать проще простого!
В случае с системой управления делами и проектами важно, чтобы каждая кнопка стояла на нужном месте, чтобы цепочки действий выстраивались логично и естественно.
Удобство работы в ПО очень важный аспект для юридических фирм и юристов. Юридические услуги и без того чрезвычайно сложная вещь с массой факторов и тонкостей — поэтому внедрением новых технологий гораздо проще что-то сломать, чем сделать так, чтобы все работало проще и быстрее. Чтобы от системы был толк, ей должны, как минимум, пользоваться — а загруженные задачами юристы не будут тратить свое время на систему, которая не заботится о них и не считается с их рабочим процессом.
Тщательная разработка, ориентированная на конечных пользователей продукта, экономит много денег. Повышая таким образом эффективность работы, большие компании могут в разы увеличить объемы продаж. Недавно одна компания по управлению персоналом после переработки UX своего приложения увеличила продажи с 240 миллионов долларов до более чем 1 миллиарда долларов.
Но даже небольшие компании получают преимущества, работая в подобных системах. Юристам приходится вносить множество данных, а удобная система управления делами позволяет меньше времени тратить на заполнение форм — это значит, что у них остается больше времени на то, в чем они действительно хороши. К примеру, если 5 юристов со ставкой в 150 долларов в час ежедневно тратят на управление делами по полчаса, и вы сокращаете это время хотя бы на 5 минут в день, это экономит 18 000 долларов оплачиваемого времени в год.
В 2017 г. компания «Право.ru» провела исследование, в котором участвовало около 1 тыс. респондентов, чтобы узнать, сколько в среднем времени тратят юристы на решение типовых задач. Выяснилось, что департаменты, которые автоматизируют работу с помощью специализированных решений, разработанных с учетом пользовательского опыта, тратят в год в 12 раз меньше времени и экономят до 95 человеко-дней на типовых процессах, таких как подготовка претензий, договоров, доверенностей и исковых заявлений, поиск процессуальных документов, формирование отчетов и другие.
Для фирм, работающих с не подлежащей оглашению информацией, капризными клиентами, пересекающимися по времени делами и сложными рабочими процессами важно, чтобы ПО было удобным и работало правильно. Хороший UX — это когда сотрудники меньше времени проводят в самой системе управления делами, и больше — занимаясь работой. По своей природе юристы предпочитают бумажные заметки, бланки и документы. Согласно опросу, проведенному совместно Legal Insight и PwC Legal в прошлом году, 15% юридических компаний до сих пор используют для автоматизации только инструменты MS Office. Если у вас не крохотный офис с чрезвычайно аккуратными сотрудниками, такой формат работы рано или поздно приведет к тому, что важная информация будет потеряна. Однако плохо продуманная электронная система управления делами не решит проблему — сотрудники просто не будут ей пользоваться. В работе юристов достаточно хаоса и автоматизация процессов не должна добавлять проблем. Хорошую систему легко встроить в рабочий процесс как сотрудников, так и клиентов — это упростит совместную работу, сократит затраты на обучение и уменьшит число ошибок. Преимущества такой системы сразу будут понятны участникам рабочего процесса.
Юристы живут не только работой — наверняка они пользуются социальными сетями. Система автоматизации, которая похожа на эти приложения, сэкономит вам деньги — ведь она будет интуитивно понятна и проста в использовании.
Чем понятнее дизайн ПО, тем проще юристам внедрить его в рабочий процесс. А чем лучше управление делами интегрировано в рабочий процесс сотрудников, тем лучше и точнее будет работать система управления делами — экономя время, деньги и нервы.
