Юридические фирмы постоянно испытывают давление. Так было всегда, но последние несколько лет скорость изменений во всех аспектах индустрии резко возросла. Фирмы с ясными коммерческими целями и продуманной стратегией их достижения — процветают. Остальные находятся в затруднительном положении.
Сегодня, как никогда в истории юридического дела, важно иметь продуманный план развития бизнеса и использовать лучшие современные технологии.
Благодаря стратегическому использованию технологий многие юридические фирмы уже добились конкурентного преимущества, выросли или снизили операционные затраты. При правильном подходе инновации возможны:
- в организации работы с новыми клиентами,
- в самом процессе оказания правовых услуг,
- в автоматизации управления задачами и процессами,
- в процессе специализации практики и в учете рекомендаций.
Данная статья сфокусирована на том, как облачные системы автоматизации юридических процессов помогают приблизить работу фирмы к совершенству и достичь поставленных целей.
Многим фирмам не хватает фокуса на операционной деятельности или даже отдельной группы, которая бы занималась в фирме внедрением инноваций в области юридических технологий. Если в вашей фирме все обстоит именно так — задумайтесь об организации работы в этом направлении.
Ключ к успеху здесь — ясно задокументированная и утвержденная стратегия ведения бизнеса и перспективный план ее воплощения, который регулярно пересматривается и корректируется.
Необходим открытый, детальный и вдумчивый диалог между ключевыми заинтересованными сторонами, отделом информационных технологий и конечными пользователями.
Глобальные цели фирмы должны совмещать в себе цели по различным направлениям юридической деятельности внутри нее. Целью не всегда должен быть рост. Возможно, в некоторых направлениях лучше сохранить текущий объем и сфокусироваться на автоматизации, чтобы повысить эффективность работы, снизить затраты и сохранить при этом нынешний уровень качества предоставляемых услуг.
По другим направлениям, где наблюдается высокая конкуренция, целью может быть первое место в этой области за счет внедрения инновационных услуг, повышения качества или скорости выполнения работ.
В тех направления, где есть возможности для роста, можно сфокусироваться на привлечении новых клиентов с помощью маркетинга, на автоматизации начала работы с новыми клиентами, на предварительной оценке дел и назначении персонала в зависимости от имеющихся навыков — все это позволит достичь поставленных целей и вырасти на динамичном рынке.
Все по-настоящему инновационные системы автоматизации юридической деятельности организованы вокруг юридических процессов. Основанный на процессах подход позволяет повысить продуктивность и эффективность фирмы за счет организации всех связанных между собой задач и нужной информации, такой как:
- дела и относящиеся к ним данные;
- организации, контакты, фигуранты дел и все взаимосвязи между ними;
- управление мероприятиями, задачами и временем;
- встречи, расписание слушаний в суде и важные даты;
- учет затрат и времени;
- документы, электронная почта, коммуникации и спонтанные обсуждения;
- шаблоны и заполнение документов, автоматизация;
- интеграции.
Основанный на процессах подход позволит вашей фирме быстро продвигаться к состоянию, в котором фирма работает более эффективно и имеет в своем распоряжении больше данных для анализа и развития. Идеальная система для большинства фирм выглядит так:
- Автоматическая организация работы с новыми клиентами, сбор данных, создание дел, назначение дел на основе загруженности и/или имеющих навыков, единая система документооборота и учета данных, автоматизация и стандартизация рабочих и юридических процессов в зависимости от их типа.
- Получение данных, на основе которых можно принимать решения об оптимизации рабочего процесса и упреждающей оптимизации юридических процессов.
- Сбор данных вместе с контекстом в качестве базы для анализа и разработки прогнозов с целью еще большего повышения качества правовых услуг.
Облако — это очень широкое понятие, которое разные люди понимают по-разному.
Для ясности, здесь говорится о нативных облачных системах автоматизации юридических процессов, которые разрабатывались с нуля на ведущих облачных платформах. Мы не рассматриваем использование традиционных систем, которые вместо установки на компьютеры фирмы запускаются в облаке.
Нативные облачные решения обладают уникальными полезными для юридических фирм характеристиками, которых нет в традиционных локальных системах в независимости от того, где они по факту работают. Облачные решения значительно упрощают разработку и внедрение инноваций и новых юридических процессов, нужных для достижения коммерческих целей.
Использовать облачные системы можно в любое время и практически с любого устройства, на котором есть доступ в Интернет. Это позволяет сотрудникам гибко использовать все возможности системы ведения дел и организации процессов, где бы они не находились.
Помимо этого, можно легко и безопасно открыть доступ к определенным возможностям системы не только сотрудникам фирмы, но и клиентам, партнерам, внештатным юристам, участникам процесса и любым другим людям, чтобы те смогли в нужное время принять участие в процессе, автоматически.
Качественная облачная система ведения дел предлагает возможность расширения по принципу конструктора, без необходимости программирования, позволяя изменять имеющийся функционал и создавать новый, чтобы организация могла быстро внедрять важные процессы, необходимые для достижения коммерческих целей.
Благодаря этому фирме не нужно ждать, пока подрядчик или штатная команда программистов напишет программный код, а значит не нужно мириться с негативным эффектом отсутствия какого-либо функционала. В природе не существует решения, которое бы прямо после установки удовлетворяло всем специфическим нуждам вашей фирмы.
Помимо возможностей самостоятельного расширения и настройки, ключевым преимуществом облачных систем является рынок совместимых с платформой приложений от сторонних компаний, которые призваны расширить встроенный функционал системы и удовлетворить самые различные потребности, связанные с юридической деятельностью.
Если вашей фирме нужен расширенный функционал по документообороту или работе с шаблонами, встроенная бухгалтерия для учета времени и работы со счетами, процессинг кредитных карт или другие возможности, подобный рынок приложений будет вам очень полезен.
Возможность подключить стороннее приложение устраняет традиционный недостаток программных продуктов: зависимость от одной компании-разработчика, необходимость ждать, пока она добавит нужные функции и поддержку ваших бизнес-процессов. Обычно, помимо возможностей расширения, облачные системы предлагают встроенную интеграцию со множеством других существующих приложений.
В современных облачных системах виртуализированы все программные и аппаратные компоненты, зависящие от скачков нагрузки и изменений в объемах данных. Система хранения, процессоры, сетевые интерфейсы и другие компоненты, которые обычно требуют планирования и запаса по нагрузке, встроены в систему и масштабируются на лету.
Ваша юридическая фирма может внедрить систему лишь для ограниченного круга сотрудников, например, для одного из подразделений, а потом спокойно увеличить нагрузку до тысяч или даже десятков тысяч пользователей. Такая гибкость делает затраты на систему постоянными и предсказуемыми, что позволяет фирме сфокусироваться на потребностях бизнеса.
Если говорить простыми словами, облачные сервисы запускают ваши приложения и хранят ваши (или клиентские) данные в вычислительных центрах за пределами вашего файрволла, а не в его пределах. Разработчики основных облачных сервисов приложили огромные усилия для обеспечения безопасности, конфиденциальности, доступности и восстанавливаемости приложений и данных, которые работают и хранятся на платформе.
Важно оценить требования вашей фирмы к безопасности и соответствию требованиям регуляторов, сравнить их с параметрами облачного решения, на котором работает рассматриваемая вами система, и убедиться, что облачное решение подходит вам в плане соответствия требованиям регуляторов.
Скорее всего, возможности Salesforce®, Microsoft®, Azure® и других лидирующих облачных платформ по обеспечению безопасности и доступности намного шире тех, которыми обладает большинство компаний при работе с приложениями на локальных системах.
Самые прогрессивные юридические фирмы используют облачные решения, чтобы быстро внедрять инновации и повышать эффективность своей работы. При стратегическом подходе к использованию новых технологий, юридические фирмы могут получить конкурентное преимущество, вырасти или снизить операционные затраты.
При использовании подходящих технологий, инновации возможны в организации работы с новыми клиентами, оказании правовых услуг, автоматизации управления задачами и процессами, специализации и учете рекомендаций. Базовый принцип этого подхода заключается в использовании системы управления делами, работающей на базе одной из лидирующих облачных платформ.
Оригинал данной статьи вы можете прочитать на сайте www.lawtechnologytoday.org
