Работа юридического департамента крупной компании сопряжена не только с анализом и обработкой больших массивов информации, но и с необходимостью внедрения комплексных систем автоматизации учета, контроля и управления. Большинство бизнес-процессов юридического департамента можно автоматизировать, и в решении этой задачи есть два основных пути.
Автоматизация юридической деятельности: способы и пути
Первый способ — разработка и внедрение собственных автоматизированных информационных систем и сервисов, способных до мелочей учесть специфику деятельности и задачи юридического департамента конкретной компании.
Второй путь — внедрение систем и сервисов сторонних разработчиков, оптимально отвечающих фактическим потребностям департамента.
Учитывая, что юридическое обеспечение не является профильным видом деятельности для компаний, в структуре которых имеется юридический департамент, а разработка индивидуальных программных продуктов — дорогое удовольствие даже для крупного бизнеса, в подавляющем большинстве случаев и за рубежом, и в России используются готовые отраслевые решения сферы Legal IT. Однако, в отличие от России, юридические департаменты зарубежных компаний могут себе позволить выбирать необходимые программные продукты и сервисы из очень большого количества представленных на рынке решений.
Как правило, распространенные за рубежом системы автоматизации учета и управления, ориентированные на достаточно крупные юридические отделы, имеющие разветвленную сеть и сложную структуру, представляют собой комплексные и системные решения, поддерживающие возможность удаленного взаимодействия, а нередко и интеграции с внутрикорпоративной информационной системой компании.
Зарубежные системы автоматизации
Среди западных систем можно выделить, например, LexisNexis и AbacusLaw. Пользователям LexisNexis предлагает решения, которые включают доступные в режиме онлайн интегрированные базы данных в области экономической безопасности и управления рисками, международного права и защиты интеллектуальной собственности, а также предоставляют инструменты для подготовки юридических документов на базе шаблонов, судебных, аналитических и иных материалов. Специальные решения и продукты для юридических департаментов и отделов предусматривают инструменты для исследовательской и аналитической деятельности, направленные на построение эффективных юридических и бизнес-стратегий, специальные сервисы для эффективной судебной практики, а также решения для учета и управления в юридическом департаменте.
AbacusLaw предлагает интегрируемые сервисы и решения для упрощения, автоматизации и повышения эффективности выполнения множества задач. Среди возможностей системы биллинг и выставление счетов, многозадачный календарь, ведение истории дел и клиентов, управление делами, ведение контрактной работы, автоматизация документооборота, мониторинг и управление временем, конфликт-менеджмент и многие другие функции.
В целом же основными задачами юридической и управленческой деятельности на уровне юридических департаментов, которые можно успешно решить с использованием зарубежных правовых ИТ-систем и сервисов, являются:
- общие организационные и управленческие вопросы;
- аналитика, формирование стратегий;
- мониторинг и управление всей совокупностью проектов, дел;
- проверка контрагентов, управление рисками;
- подготовка документов, отчетов, автоматизация документооборота;
- доступ и использование материалов судебных дел;
- взаимодействие с коллегами, партнерами;
- календарь, управление временем, учет затрат времени, биллинг, выставление счетов;
- ведение баз данных, знаний, истории;
- отслеживание эффективности работы всего департамента, отдельных подразделений, территориальных структур;
- конфликт-менеджмент.
Автоматизация юридической деятельности в России
Несмотря на то, что в России на рынке Legal IT выбор не так велик, есть сервисы, которые перекрывают даже зарубежный опыт. Например, система Case.one была специально разработана для ведения дел в юридических департаментах. Среди ключевых особенностей данного сервиса одновременное ведение множества дел, которые группируются по проектам. Сотрудники юрдепа ведут учет работы по каждому делу, где вся информация удобно распределена по блокам — события, задачи, документы, участники. Важные события и заседания добавляются в календарь, любая внесенная информация может быть использована для формирования отчетов. Постановка задач и контроль их выполнения упрощает командную работу.
Универсальность Case.one обеспечивает гибкая настройка системы — каждая компания создает свои шаблоны карточек дел, шаблоны документов и отчетов, добавляет в справочники нужные значения, настраивает уровень доступа как для отдельных пользователей, так и для целых филиалов.
Важное конкурентное преимущество Case.one — интеграция с системой мониторинга судебной активности и проверки контрагентов Casebook. Нет необходимости заполнять информацию по судебным делам и компаниям вручную, так как она «подтянется» из Casebook автоматически. Причем на текущий момент в базе сервиса содержится более 50 миллионов судебных актов и около 8 миллионов компаний. Такой подход позволяет свести к минимуму количество систем, в которых приходится работать одновременно и запрашивать необходимую информацию.
Высокая стоимость индивидуальных разработок не порождает у бизнеса желания сформировать собственную ИТ-инфраструктуру для своего юридического департамента, что на данный момент действительно выглядит экономически неоправданным подходом. Одни довольствуются обычными офисными приложениями, другие — подбирают инструментарий на основе продуктов разных разработчиков, каждый из которых способен решать какие-то узкие задачи, либо используют внутрикорпоративные информационные системы общего назначения. Исходя из этого, путь автоматизации работы юрдепа с использованием готовых комплексных IT-решений выглядит наиболее приемлемым, в том числе и для российского бизнеса.
