Юристу достаточно сложно охватить все: и ответить на звонки, и отследить изменения законодательства, и сделать текущие дела, и поработать на перспективу. Часто просто рук не хватает объять необъятное и все успеть.
Многие юристы пытаются соблюдать простые правила тайм-менеджмента:
- вести ежедневники,
- все записывать,
- смотреть календари судебных заседаний
- и вести собственные.
Но часто это не эффективно, поскольку много времени тратится на записывание тех дел, половину из которых не сделаешь. Поэтому в тайм-менеджменте очень важно соблюдать некоторые важные правила.
Часто юристы планируют свои дела не в стратегических целях, например, стать успешным адвокатом или выйти на международный уровень, а планируют только повседневные дела. Потом жалуются, что их жизнь превратилась в рутину и они не могут справиться со стрессом. Но любой юрист работает для того, чтобы состояться в профессиональном плане прежде всего. Для этого нужно видеть конечную цель.
Хотите стать известным адвокатом как Плевако или Кони? Перенимайте их опыт, учитесь ораторскому искусству, не лишним будет и зарубежное образование. Вместо этого многие юристы просто сидят и мечтают о своей карьере, ничего не планируя в стратегических целях.
Любой тайм-менеджмент нужно начать с целепологания — выбрать одну или несколько глобальных целей, к которым вы хотите идти душой и сердцем, и написать те действия, которые нужно предпринять для того, чтобы этой цели достичь.
Чтобы идти вперед, а не увязнуть в повседневности, нужно понять, куда вы идете.
Многие российские юристы не воспринимают зарубежные корпоративные ценности, такие как стратегия и миссия компании. Они кажутся чуждыми в работе с большим массивом документов и данных, но в целеполагании есть здравое зерно. Любая корпорация, любая структура и любой отдельный юрист стремится к развитию, поэтому важно понять, каким образом она будет развиваться. Конечно, иногда развитие происходит спонтанно, но часто это следствие конкретных усилий.
Есть хорошая пословица «глаза боятся, а руки делают», а еще говорят, что веник лучше ломать по прутику. Чтобы справиться с каким-то большим заданием или осуществить большую сделку, важно разделить одну большую проблему на много мелких. Часто большие юридические проекты «пробуксовывают», поскольку нет детального алгоритма действий.
Например, вы хотите открыть юридическую компанию. Если подходить к этому формально, то достаточно заполнить заявление, подготовить устав, оплатить госпошлину, заверить документы у нотариуса и обратиться в налоговую.
Но при таком подходе, открыв юридическую компанию, вы не получите желаемого результата, он будет далек от того, что вы хотите. Вам важно мыслить более глобально и подумать, чем вы будете отличаться от других компаний на рынке, в чем ваша эксклюзивность, сколько юристов будет работать в компании и в каких направлениях будут оказывать консультации.
Для того, чтобы «побороть» большую задачу, нужно правильно ставить вопросы, которые могут возникнуть при ее реализации.
Секрет «дробления» больших задач на маленькие заключается также в том, что наш мозг запоминает легче простые действия, небольшие числа. Например, если вы сформулируете 120 вопросов, то вряд ли ответите на все. А вот если те дела, которые предстоит сделать, мы скомпонуем по три, то их запоминать будет легче.
Чтобы было легче выполнять задания сгруппируйте их по тематике или по степени сложности — от простого к сложному.
Например, в отношении судебных споров нам легко запомнить, что нужно:
- составить исковое заявление,
- уточнить основание для отказа в кассационной жалобе
- и узнать срок проведения экспертизы.
В отношении договоров три важных дела будет:
- регистрация договоров,
- написание заключения по договору поставки
- и проверка договора комиссии.
На практике многие срочные дела на день так и остаются не выполненными.
Почему так происходит?
Все очень просто, если вы не решили, что для вас наиболее важно, а что нет, то будете хвататься за все дела сразу или за те, которые можно сделать еще через месяц.
Нужно понять — что важно сделать именно сегодня. Конечно, подсознательно мы пытаемся перенести неприятные обязанности и дела на более поздний период, мы не хотим неприятных ощущений, хотим делать то, что приносит нам радость, что у нас хорошо получается. Но Брайан Трейси, известный специалист по тайм-менеджменту, советует сначала сделать самое неприятное и сложное дело — «съесть лягушку».
Также определить важные и второстепенные задачи позволяет метод, который можно назвать АБВГДейкой. Напишите список дел, а потом расставьте буквами (или цифрами) приоритеты. Дела могут быть как ежедневные рутинные, новые проекты, так и личные вопросы. Дело в том, что иногда личные проблемы отнимают гораздо больше времени, и мы весь день думаем о них, но если их быстро решить, например, сделать один звонок педагогу или перенесли визит к врачу, то можно не отвлекаться на личные заботы и заниматься юридическими вопросами.
Если мы сначала выполняем самые трудные дела, то остальные вопросы будут решаться сами собой, а в конце дня останется заняться только приятными вещами. Поэтому многие зарубежные юристы заполняют вечера деловыми встречами в кафе и ресторанах, где за чашечкой кофе можно в непринужденной атмосфере и расслабиться и обсудить новые перспективные проекты.
Еще одним приемом является «Матрица Эйзенхауэра», она говорит нам о том, что нужно ранжировать дела на несколько частей. Это позволяет иметь четкое представление о том, какие дела являются важными, а какие нет.
| Дела | Срочные дела | Несрочные дела |
| Важные дела | Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты | Планирование новых задач, налаживание отношений |
| Неважные дела | Деловые телефонные звонки, письма, совещания | Рутинная механическая работа, пожиратели времени |
Принцип Парето можно применить практически ко всем отраслям нашей жизни:
20% наших усилий приносит нам 80% результатов,
а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.
Часто же юристы выполняют и выгодные, и невыгодные заказы, и даже консультируют клиентов бесплатно. Но это не правильно, поскольку нужно сначала делать то, что приносит максимальную прибыль, браться за те дела, которые могут принести деньги и известность и лишь потом те, которые приносят меньше дохода.
Если брать конкретный пример, то если у юриста есть несколько заказов, один на 120 000 рублей, а 5 на 3 000 рублей, то со стратегической точки зрения нужно начать с того заказа, который мы оцениваем в 120 000 рублей, несмотря на то, что мелкие заказы нам сделать проще и быстрее.
Конечно, бесконечные мессенджеры и социальные сети фактически тратят наше время, отрывая от нужных дел. И здесь важно полностью отказаться от социальных сетей до того момента, пока работа не будет выполнена. Многие возразят и скажут, что очень удобно вести переписку с коллегами и запросить недостающий документ, но часто это только иллюзия, поскольку мы погружаемся в переписку на отвлеченные темы, переходим к поиску информации, которая никак не соотносится с нашей работой.
С другой стороны, существуют программы, созданные помочь в автоматизации рабочего дня. Например, с помощью Casebook и Caselook можно сократить время на поиск информации по судебным спорам, спланировать свои судебные заседания или быстро проверить компанию. Не нужно тратить много времени как раньше на то, чтобы искать информацию, которая отсутствует в открытом доступе, такую как баланс компании, не нужно названивать клиентам и разговаривать со всеми сотрудниками, начиная от секретаря и заканчивая бухгалтером, достаточно воспользоваться простыми механизмами.
С точки зрения тайм-менеджмента интересна система автоматизации юридической деятельности Case.one. В едином интерфейсе юрист может управлять делами и проектами, документами, задачами, отчетами и счетами. Таймеры позволяют контролировать затраченное на работу время и правильно распределять свою нагрузку, а AI Ассистент автоматически анализирует работу в системе и сам предлагает вам следующие шаги.
Прямые и косвенные затраты по делу, а также рабочее время и ставка юристов автоматически учитываются при выставлении счетов клиенту. Благодаря автоматизации рутинных процессов специалисты юридических департаментов могут экономить до 60% своего времени.
Подводя итог, важно отметить, что нет единого универсального ответа на вопрос, каким образом строить планы на год, месяц или текущий день, насколько детально нужно заниматься тайм-менеджментом. Но безусловно, современный юрист сталкивается с таким колоссальным массивом информации, что совсем обойтись без тайм-менеджмента просто не может.
